Il terrore delle mail al rientro delle ferie

Se ci fosse una classifica delle cose più odiose da fare al rientro delle ferie, ai primissimi posti ci sarebbe l’apertura delle mail aziendali. L’insidia numero uno per i professionisti al rientro delle vacanze. Centinaia di e-mail che potrebbero mettere alla prova la pazienza di chiunque, e far pensare “era meglio se restavo a casa”. E così, di solito si passano giorni nel vano tentativo di rispondere a tutti, organizzare le proprie priorità, rendere il rientro in ufficio meno amaro. In questa rubrica vi daremo 5 consigli per non essere sommersi dalla posta aziendale al rientro dalla ferie.

Disattivate le notifiche sugli smartphone, ma dal terzo giorno di ferie

L’autoresponder è una gran bella comodità, ma non vi salverà. Molto meglio tenere le mail a portata di smartphone nei primi giorni di ferie. Non si tratta di essere lavoratori compulsivi, si tratta soltanto di prendersi mezz’ora al giorno dei primi giorni di ferie per dire “Sono in vacanza e rientro il 24, ti chiedo gentilmente di scrivere a…”, con lo scopo di evitare un trauma da rientro. Magari specificate anche dove siete, create empatia con il cliente, dopo due giorni le sue richieste si dissolveranno e vi lascerà in pace per il resto della vacanza.

Fate ordine nella posta, il giorno prima di rientrare a lavoro

No, non si tratta di leggere tutta la corrispondenza di domenica. Dovete semplicemente aprire la vostra casella di posta e fare ordine. In quali comunicazioni siete fondamentali? Quali sono state già sdoganate da altri (i vostri collaboratori)? Quali invece erano a termine e non hanno più senso (scadenze entro ferragosto)? Visto che ci siete fate anche una bella pulizia dello spam e disiscrivetevi da qualche newsletter inutile. Chiudete e tornate a fare quello che vi piace.

Distinguete tra destinatario e copia conoscenza

Una volta tornati in ufficio, mettete da parte le comunicazioni in cui siete copia conoscenza (CC). Leggetele, assicuratevi che il più sia stato fatto, flaggate o stellinate (dipende dal sistema operativo) le mail dove c’è bisogno di un vostro concreto intervento o un allineamento. Poi passate alle vostre, quelle in cui siete unici o diretti destinatari? Avete notato come si è ridotto il numero di mail? È scientificamente provato che le mail più importanti arrivano i tre giorni immediatamente successivi al vostro ultimo di lavoro e qualche giorno prima dal rientro.

Social e multicanalità

Non a tutte le mail corrisponde un’altra mail, ai giorni nostri. Provate ad alternare i canali di risposta, il lavoro vi sembrerà più leggero e più snello. Se potete tranquillizzare qualche vostro contatto tramite WhatsApp o Facebook, fatelo. Se Twitter è il mezzo ideale per riprendere una conversazione iniziata via mail non esitate a liquidare la questione in 140 caratteri. Appuntatevi tutto su Remember the Milk, un bel sito dove è possibile organizzare le cose da fare e flaggare quelle già fatte. Va bene anche un foglio di carta, non fatevi prendere dal panico.

Importanza, non urgenza

Lasciate perdere le mail con scritto URGENTEEE in maiuscolo, magari con tre eeee alla fine. Se fossero state davvero urgenti avrebbero chiamato o scritto ad un vostro collega. Fate piuttosto ordine tra le cose importanti e quelle meno importanti, tra quelle che possono aiutarvi a programmare il futuro e non solo a mettervi in pari con il presente. È questo il momento in cui ci si organizza e si mettono le basi per la prossima stagione lavorativa. Per cui niente panico da rientro, ma ottimismo e propositività!

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